Wat kost een workshop of cultuurdag?

We merken dat veel nieuwe klanten geen heel goed beeld hebben van de kosten die komen kijken bij het organiseren van workshops, schoolvoorstellingen en/of cultuurdagen. Zodoende besteden we in deze nieuwsbrief graag wat aandacht aan dit onderwerp om iets meer inzicht te geven in onze werkwijze en wat je mag verwachten qua prijs-kwaliteit in cultuureducatieland.

Één van de meest gestelde vragen in een zakelijke relatie is ongetwijfeld: 'En wat mag dat kosten?' In ons specifieke geval wordt ook vaak gevraagd: 'Kan ik ergens prijzen vinden op jullie website?' Het antwoord op het tweede is simpel: nee, dat kan niet. Waarom niet? Omdat het leveren van onze diensten altijd maatwerk betreft. Zo zijn het totaal aantal uren, het tijdschema, de locatie van uitvoering, de inhoud van het programma en specifieke wensen altijd van invloed op de uiteindelijke prijs die je betaalt. En deze variabelen (het woord zegt genoeg) zijn nagenoeg altijd anders, dus het kostenplaatje ook. Mocht je snel een kostenplaatje willen ontvangen, zorg dan dat je deze zaken enigszins op een rijtje hebt als je contact met ons opneemt en we kunnen je snel (en uiteraard altijd vrijblijvend) een scherpe indicatie van het prijskaartje geven.

De prijs van een activiteit bestaat uit meerdere onderdelen, maar ruwweg mag je uitgaan van de som van kosten van:

• inhuur workshopleiders (freelancers)
• reiskosten (kilometervergoeding)
• materiaalkosten (per workshop verschillend - een speaker voor dans kost uiteraard veel minder dan alle materialen voor een workshop graffiti bijvoorbeeld)
• boekingskosten (de kosten die wij in rekening brengen voor de organisatie van de activiteit) 

ZORGVULDIG MET CULTUURGELD
We merken dat de verwachtingen hierin enorm uiteen lopen: sommige klanten vinden onze activiteiten ontzettend duur, andere klanten hebben in het verleden veel meer betaald voor dezelfde activiteiten bij andere aanbieders en vinden ons juist weer erg betaalbaar. Het is allemaal relatief, maar met de kennis die we hebben van onze branche, weten we dat we, in verhouding tot ons aanbod en servicelevel, qua prijzen aan de onderkant van de markt zitten.Je mag er bij 4XM echter altijd vanuit gaan dat die scherpe indicatie ook scherp geprijsd is.

Hoe we dat doen? Vooral door vraaggestuurd te werken. We hebben een klein team op kantoor (3 vaste medewerkers) en voor de rest werken we uitsluitend met een hecht (maar groot) team van freelancers die we alleen inzetten wanneer nodig. Zo kunnen we de overhead (vaste lasten - deze komen terug in de boekingskosten) laag houden en het aandeel van werkelijke kosten die direct betrekking hebben op de uitvoering in rekening brengen. Zo vloeit het grootste deel van de kosten bij ons ook altijd terug naar de workshopleider en wordt dit geld dan ook voor het grootste deel besteed aan waar het voor bedoeld is: cultuureducatie! Daarnaast geldt in het algemeen het advies om, waar mogelijk, meerdere activiteiten  op 1 dag te boeken: in de eerste plaats meerdere workshops na elkaar, maar ook meerdere (verschillende) workshops naast elkaar. Vaste uitvoerkosten (reiskosten, voorbereiding, kantoorwerk, dagtoeslag materiaal) blijven immers gelijk bij een boeking, ongeacht het aantal uitvoeringsuren. Zo gaat de prijs per workshop flink omlaag.
 
KWALITATIEF HOOGSTAAND, TOCH BETAALBAAR
Deze manier van werken legt ons geen windeieren. We hebben een grote vaste klantenkring die elk jaar bij ons aanklopt en die groep groeit jaarlijks gestaag. Dat heeft ook veel voordelen voor beide kanten, want zo kunnen we die vaste klanten van een scherp tarief blijven voorzien en wordt onze samenwerking steeds efficiënter en kwalitatief sterker. We kunnen zo ook steeds beter en gerichter inspelen op maatwerkvragen, wat geregeld voortvloeit uit initiële boekingen. 

Nieuwsgierig naar de hoe dit voor jullie organisatie zou uitpakken? Wij raden iedereen aan om eens kritisch te kijken naar de kosten, zonder afbreuk te willen doen aan kwaliteit. In veel branches is het bij inkoop gebruikelijk om bij meerdere aanbieders een offerte op te vragen en te vergelijken, hoewel dit in onze tak van sport slechts mondjesmaat gebeurt. Weet dat dit bij ons altijd geheel vrijblijvend kan (en dan ook echt vrijblijvend - we zullen je daarna niet blijven stalken, beloofd!

‹ Terug naar Nieuwsoverzicht