Schoolfestival organiseren: workshops, acts & activiteiten

Een schoolfestival is iets anders dan een gewone workshopdag. Leerlingen lopen rond, ontdekken wat er te doen is, doen mee aan activiteiten die hen aanspreken en komen elkaar ondertussen overal tegen.

Niets moet, veel mag.

Juist die vrijheid maakt een schoolfestival leuk. Maar achter een ontspannen festivalsfeer zit wel een programma dat goed in elkaar moet zitten.

Welke activiteiten zijn geschikt voor vrije inloop? Waar werk je beter met vaste rondes? Hoeveel leerlingen kunnen tegelijkertijd deelnemen? Hoe voorkom je lange wachtrijen? En hoe combineer je workshops, sport, muziek, entertainment en acts tot één geheel?

4XM Workshops verzorgt activiteitenprogramma's voor schoolfestivals in Nederland en België. Van een festival voor één leerjaar tot grote programma's voor honderden leerlingen tegelijk.

We kunnen workshops, acts, sportieve activiteiten, entertainment, muziek, techniek en andere festivalactiviteiten combineren en denken mee over de praktische indeling. Van silent disco en karaoke tot sport, walk-around entertainment, Photobooth en een alcoholvrije cocktailbar.

Van workshops tot een compleet festivalprogramma

Een schoolfestival hoeft niet te bestaan uit twintig workshops die allemaal op dezelfde manier worden aangeboden.

Sterker nog: juist de afwisseling maakt een festival interessant.

Een programma kan bijvoorbeeld bestaan uit:

creatieve workshops – sportactiviteiten – muziek – dans – multimedia – kunst – silent disco – Photobooth – karaoke – podiumactiviteiten – walk-around entertainment – open inloop – korte workshoprondes – acts – gezamenlijke afsluiting

Sommige leerlingen willen actief sporten. Anderen maken liever iets, staan bij een DJ, duiken de Photobooth in, laten zich tekenen door een karikaturist of lopen eerst een rondje om te kijken wat er allemaal gebeurt.

Door verschillende soorten activiteiten te combineren ontstaat een festival waar verschillende interesses en talenten een plek krijgen.

Voor inspiratie uit ons reguliere aanbod kun je ook onze creatieve workshops voor scholen en het volledige workshopaanbod bekijken. Het aanbod op een schoolfestival kan echter veel breder zijn dan alleen onze reguliere workshops.

Vrije inloop, workshoprondes of allebei?

Een belangrijke keuze bij een schoolfestival is de manier waarop leerlingen deelnemen.

Bij open inloop kunnen leerlingen zelf bepalen wanneer ze aansluiten. Dat werkt goed bij activiteiten waarbij deelnemers relatief snel kunnen instappen en daarna weer verder kunnen gaan.

Andere activiteiten vragen juist om een duidelijke start, gezamenlijke uitleg en een vaste groepsgrootte. Dan werken workshoprondes van bijvoorbeeld 30 of 45 minuten beter.

En sommige activiteiten kunnen vrijwel het hele festival doorlopen.

Onze voorkeur is daarom vaak een combinatie van:

doorlopende activiteiten + open inloop + workshops in vaste tijdvakken.

Daardoor hoeft niet iedereen op hetzelfde moment hetzelfde te doen en ontstaat er een natuurlijke spreiding over het festivalterrein.

Niet iedere workshop is geschikt voor vrije inloop

Dat is een belangrijk praktisch verschil.

Een activiteit waarbij iedere deelnemer individueel iets kan proberen, werkt anders dan een workshop waarbij een workshopleider eerst technieken uitlegt en vervolgens met de hele groep aan de slag gaat.

Ook groepsgrootte speelt mee.

Een silent disco kan bijvoorbeeld veel leerlingen tegelijkertijd verwerken. Bij een intensieve workshop kan de maximale capaciteit vijftien, twintig of vijfentwintig deelnemers zijn.

Daarom kijken we bij het samenstellen van een festivalprogramma niet alleen naar welke activiteiten leuk zijn, maar ook naar:

capaciteit – doorstroming – duur – ruimte – begeleiding – materiaal – veiligheid – totaal aantal leerlingen.

Zo voorkom je dat één populaire activiteit voortdurend vol staat terwijl het op een andere plek rustig blijft.

Praktijkvoorbeeld: circa 2.400 leerlingplaatsen in drie dagdelen

Voor het 100-jarig bestaan van JFC Barneveld verzorgden we verspreid over twee dagen een groot festivalprogramma. Het festival bestond uit drie dagdelen van ieder drie uur, met per dagdeel ongeveer 800 leerlingen.

Dat betekende in totaal circa 2.400 leerlingplaatsen/deelnames verdeeld over de drie festivalprogramma's.

Per dagdeel konden leerlingen kiezen uit vijftien verschillende activiteiten, waaronder:

• Karaoke Podium
• Silent Disco
• Just Dance
• Walk-Around Goochelaar
• Panna Voetbal
• Fake Tattoo Shop
• Karikatuurtekenen
• Paint By Numbers Graffiti
• Archery Tag
• Elektruck
• Action Painting
• 3D Pen Tekenen
• Live Light Painting
• FIFA Skill Games
• een opblaasbare spellenarea

De activiteiten werden bewust niet allemaal op dezelfde manier aangeboden.

Een deel was open inloop, sommige activiteiten liepen continu door en bij andere onderdelen begon ieder half uur een nieuwe ronde.

Zo konden we per dagdeel ongeveer 800 leerlingen over vijftien activiteiten verspreiden, terwijl er voldoende keuze en afwisseling bleef.

Dit soort aantallen laat goed zien waarom bij een groot schoolfestival niet alleen het aantal activiteiten telt, maar vooral ook de capaciteit en doorstroming per activiteit.

Praktijkvoorbeeld: workshops én een gezamenlijke afsluiting

Een schoolfestival kan ook worden opgebouwd uit verschillende fases.

Bij een ander schoolfestival verzorgden we eerst een programma met vrije festivalactiviteiten, inloopworkshops en korte workshoprondes.

Leerlingen konden onder andere terecht bij:

Walk-Around Magic – Fake Tattoo Shop – Beatbox – Breakdance – Tape Art – BMX – Sticker Art – Graffiti-objecten pimpen – 3D Pen Tekenen – Green Screen – FIFA Skill Games – Spoken Word – Rap – DJ

Een deel van de activiteiten werkte als open inloop. Andere workshops werden in drie rondes van een half uur aangeboden.

Na het workshopgedeelte kwam iedereen weer samen en verzorgde de DJ de feestelijke afsluiting.

Zo hadden leerlingen tijdens het festival veel keuzevrijheid, terwijl de middag eindigde met één gezamenlijk moment.

Praktijkvoorbeeld: meerdere edities van Awesummer

Voor Awesummer verzorgde 4XM meerdere edities van het festivalprogramma. Hier stond juist het vrije festivalgevoel centraal.

Leerlingen konden rondhangen, kijken wat er te doen was en zelf bepalen waaraan ze wilden deelnemen:

niets moet, alles mag.

De precieze invulling verschilde per editie. We verzorgden onder andere Karikatuurtekenen, Tattoo Shop, Karaoke, Silent Disco, Just Dance, Photobooth, Whack A Mole, Limbo, Darts en een alcoholvrije cocktail/mocktailbar.

Bij Karaoke verzorgden we bijvoorbeeld ook de techniek, presentatie en zang. Voor de Silent Disco regelden we onder andere de hoofdtelefoons, techniek, playlists en een DJ. Bij een andere editie was een Photobooth onderdeel van het festivalprogramma.

Ook de sportieve activiteiten werden door 4XM georganiseerd. Vanuit de school waren bij deze onderdelen docenten aanwezig voor de begeleiding.

Bij de alcoholvrije cocktailbar konden leerlingen kiezen uit verschillende mocktails, waaronder een Virgin Mojito, alcoholvrije Piña Colada en andere fruitige cocktails.

Zo combineerden we tijdens verschillende edities creativiteit, muziek, entertainment, sport en festivalbeleving binnen één programma.

Creatieve workshops op een schoolfestival

Veel van onze reguliere workshops kunnen onderdeel worden van een schoolfestival.

Denk bijvoorbeeld aan Beatbox, Breakdance, Rap, Spoken Word, Tape Art, 3D Pen Tekenen, Green Screen, DJ en Action Painting. Op jullie site staan deze disciplines ook daadwerkelijk verdeeld over muziek, dans, multimedia en beeldende workshops. HipHop Workshops

Welke workshops geschikt zijn, hangt onder andere af van de beschikbare tijd, groepsgrootte en gewenste festivalopzet.

Bekijk voor meer mogelijkheden onze creatieve workshops voor scholen of bekijk direct het volledige workshopaanbod.

Sportieve en actieve activiteiten

Een schoolfestival hoeft wat ons betreft niet uitsluitend om kunst en cultuur te draaien.

Sportieve activiteiten zorgen juist voor extra afwisseling.

We hebben bijvoorbeeld festivalprogramma's verzorgd met Panna Voetbal, Archery Tag, FIFA Skill Games, BMX, Limbo, Darts en Whack A Mole.

Panna Voetbal, Archery Tag, FIFA Skill Games en BMX behoren ook tot het reguliere sportaanbod van 4XM. HipHop Workshops

Afhankelijk van de locatie, beschikbare ruimte en festivalopzet kunnen we creatieve, culturele en sportieve activiteiten binnen één programma combineren.

Zo krijgt een leerling die vooral wil bewegen net zo goed iets te kiezen als een leerling die liever muziek maakt, tekent of met media bezig is.

Silent disco, karaoke, Photobooth en entertainment

Juist de onderdelen die geen traditionele workshop zijn, dragen sterk bij aan de festivalsfeer.

Een silent disco kan bijvoorbeeld gedurende langere tijd toegankelijk zijn. Leerlingen zetten een hoofdtelefoon op, kiezen muziek en kunnen daarna weer verder naar een volgende activiteit.

Een karaokepodium zorgt voor een heel andere dynamiek. Sommige leerlingen zingen, anderen kijken of moedigen hun klasgenoten aan.

Een Photobooth is een laagdrempelige activiteit waar leerlingen tussendoor met vrienden of klasgenoten terechtkunnen en bovendien een herinnering aan het festival aan overhouden.

Daarnaast kunnen walk-around acts, een Fake Tattoo Shop, karikaturist, mocktailbar en andere entertainmentactiviteiten ervoor zorgen dat er ook tussen de workshops door overal iets gebeurt.

Het zijn juist dit soort onderdelen die van een verzameling workshops een echt festival maken.

Acts en muziek op het podium

Een podium kan een centrale plek binnen het schoolfestival worden.

Dat kan bijvoorbeeld met een DJ, rapper, presentator of andere act.

Een optreden kan worden gebruikt als opening, tussentijds programma of gezamenlijke afsluiting.

Zo kun je leerlingen die gedurende het festival allemaal verschillende activiteiten hebben bezocht op bepaalde momenten weer samenbrengen.

Schoolfestival of cultuurdag?

Een cultuurdag of CKV-dag en een schoolfestival kunnen op elkaar lijken, maar de opzet is meestal anders.

Bij een cultuurdag werken scholen vaak met een duidelijk rooster waarbij groepen van workshop naar workshop gaan.

Bij een schoolfestival is er meestal meer keuzevrijheid en vrije beweging. Leerlingen bepalen bijvoorbeeld zelf welke activiteiten zij bezoeken en hoe lang ze ergens blijven.

Dat betekent niet dat een festival volledig zonder planning verloopt.

Juist achter de schermen moeten capaciteit, ruimtes, tijden en doorstroming goed op elkaar worden afgestemd.

Wil je weten hoe een meer traditioneel programma wordt opgebouwd? Lees dan ook hoe je een cultuurdag organiseert.

Schoolfestival als afsluiting van een projectweek

Een festival kan ook de afsluiting vormen van een groter schoolprogramma.

Leerlingen kunnen gedurende een week aan projecten werken en de laatste middag gezamenlijk afsluiten met workshops, presentaties, muziek, sport en entertainment.

Dat maakt een festival bijvoorbeeld interessant als afsluiting van een projectweek op school.

Andere geschikte momenten zijn een jubileum, lustrum, introductieperiode, einde van het schooljaar of een speciale feestdag van de school.

Hoeveel leerlingen kunnen deelnemen?

Dat kan sterk verschillen.

We verzorgen schoolfestivals voor relatief kleine groepen, maar ook programma's waarbij honderden leerlingen tegelijkertijd deelnemen.

Bij grote aantallen is vooral de capaciteit per activiteit belangrijk.

Wanneer honderden leerlingen gedurende enkele uren vrij kunnen rondlopen, is het niet voldoende om alleen te tellen hoeveel activiteiten er zijn. Je moet ook weten hoeveel leerlingen iedere activiteit daadwerkelijk per uur kan verwerken.

Daarom kijken we naar het schoolfestival als totaalprogramma en naar de verhouding tussen het aantal leerlingen, de duur van het festival en de capaciteit van alle activiteiten samen.

Binnen of buiten?

Beide zijn mogelijk.

Een festival kan plaatsvinden in lokalen, aula, gymzaal en andere ruimtes in de school, maar activiteiten kunnen ook buiten op het schoolplein worden georganiseerd.

Vaak werkt juist een combinatie goed.

Daarbij houden we rekening met wat er gebeurt als het weer tegenzit. Een activiteit die alleen buiten kan plaatsvinden vraagt om een andere voorbereiding dan een programmaonderdeel dat eenvoudig naar binnen kan worden verplaatst.

Kunnen jullie het complete activiteitenprogramma verzorgen?

Ja.

Dat kan gaan om creatieve workshops, sportieve activiteiten, acts, entertainment, silent disco, Photobooth, karaoke, muziek, techniek en andere festivalonderdelen.

Hoeveel 4XM verzorgt verschilt per school.

Soms regelen we vrijwel het volledige activiteitenprogramma. Bij een ander festival heeft de school zelf al onderdelen geregeld en vullen wij het programma aan.

Je hoeft dus niet eerst zelf allerlei verschillende aanbieders bij elkaar te zoeken. Vertel ons wat je voor ogen hebt en wat eventueel al geregeld is, dan kijken we hoe we het programma kunnen aanvullen of samenstellen.

Kunnen leerlingen zelf kiezen?

Ja. Juist die keuzevrijheid kan een belangrijk onderdeel zijn van een schoolfestival.

Volledig vrije keuze is echter niet voor iedere activiteit praktisch. Daarom kunnen open inloop, doorlopende festivalactiviteiten en workshops met vaste starttijden binnen hetzelfde festival worden gecombineerd.

Zo behouden leerlingen het festivalgevoel, terwijl activiteiten die een vaste start of maximale groepsgrootte nodig hebben toch goed georganiseerd kunnen worden.

Kunnen jullie ook techniek verzorgen?

Bij verschillende programmaonderdelen kunnen we de benodigde apparatuur meenemen of organiseren.

Denk bijvoorbeeld aan techniek voor een silent disco, DJ of karaokepodium.

Wat precies nodig is, stemmen we vooraf af op het gekozen programma en wat er op school al aanwezig is.

Verzorgen jullie ook schoolfestivals in België?

Ja. 4XM Workshops verzorgt programma's in heel Nederland en België.

De praktische mogelijkheden hangen af van de locatie, omvang en samenstelling van het festivalprogramma.

Wat kost een schoolfestival?

Daar is geen zinvolle standaardprijs voor.

Een programma met vijf activiteiten voor een paar honderd leerlingen is iets heel anders dan een festival met vijftien activiteiten, meerdere workshopleiders, techniek, materialen, sport en entertainment.

De belangrijkste factoren zijn onder andere:

aantal leerlingen – duur – aantal activiteiten – aantal begeleiders/workshopleiders – techniek – materialen – reistijd – locatie – gewenste programmaopzet.

Wanneer we weten hoeveel leerlingen deelnemen, hoe lang het festival duurt en wat jullie ongeveer voor ogen hebben, kunnen we veel gerichter een programma en prijsvoorstel maken.

Een schoolfestival organiseren?

Sinds 2004 verzorgt 4XM Workshops creatieve, actieve en culturele programma's voor scholen in Nederland en België.

In die jaren hebben we zowel kleinere activiteitenprogramma's als grote schoolfestivals voor honderden leerlingen tegelijkertijd georganiseerd.

Wil je een schoolfestival organiseren en zoek je workshops, sport, acts, entertainment of een compleet activiteitenprogramma?

Vertel ons hoeveel leerlingen deelnemen, welke leeftijden, de datum en locatie, beschikbare tijden, of het programma binnen of buiten plaatsvindt, wat jullie eventueel zelf al organiseren en wat ongeveer het beschikbare budget is.

Dan kijken we welke combinatie praktisch werkt.

Van een paar activiteiten tot een compleet festivalprogramma: we denken graag mee over een schoolfestival dat past bij jullie leerlingen, locatie en budget.