Wat kost een workshopdag op het MBO?

Wat kost een workshopdag voor 100 MBO-studenten?

En wat betaal je wanneer 300 of 500 studenten deelnemen?

Daar is geen eerlijk standaardbedrag voor te noemen.

De prijs wordt namelijk niet alleen bepaald door het aantal studenten. Vooral de programmaopzet heeft veel invloed op de totale kosten.

Hoeveel workshops vinden tegelijkertijd plaats? Hoe lang duren de rondes? Kunnen workshopleiders meerdere groepen achter elkaar begeleiden? Zijn er materiaalkosten?

Daarom kijken we liever eerst naar het programma en rekenen we daarna uit wat het daadwerkelijk kost.

Geen fictieve vanafprijs voor een programma dat niet bestaat, maar een berekening op basis van jullie dag.

Waaruit bestaan de kosten van een workshopdag?

De totale prijs wordt onder andere bepaald door:

aantal studenten – aantal workshopleiders – workshopduur – aantal rondes – reistijd – materialen – gekozen workshops – programmaopzet.

Twee scholen met allebei 150 studenten kunnen daardoor een heel andere prijs krijgen.

Niet omdat voor de ene school andere tarieven gelden, maar omdat het programma anders is opgebouwd.

Hoeveel studenten doen mee?

Het aantal studenten is natuurlijk belangrijk.

Bij veel workshops werken we met maximaal ongeveer 25 studenten per workshopleider.

Als 100 studenten tegelijkertijd een workshop volgen, zijn bijvoorbeeld vier groepen en vier workshopleiders nodig.

Bij 200 studenten zijn er meer groepen nodig.

Maar dat betekent niet automatisch dat een programma met twee keer zoveel studenten ook precies twee keer zoveel kost.

De planning speelt daarbij een belangrijke rol.

Hoeveel workshops vinden tegelijkertijd plaats?

Stel:

100 studenten worden verdeeld over vier groepen van 25.

Wanneer alle studenten tegelijkertijd bezig zijn, zijn vier workshopleiders nodig.

Maar daarna kunnen diezelfde workshopleiders eventueel een tweede of derde groep begeleiden.

Daardoor kun je gedurende een dag bijvoorbeeld twaalf workshops laten plaatsvinden met vier workshopleiders.

Dat is financieel iets heel anders dan twaalf verschillende workshopleiders laten komen voor ieder één workshop.

Eén workshopleider meerdere rondes laten geven

Dit is één van de belangrijkste factoren bij het betaalbaar organiseren van een grotere workshopdag.

Een workshopleider moet naar de locatie reizen en tijd reserveren voor de opdracht.

Wanneer die persoon vervolgens maar één workshop van een uur verzorgt, worden reis- en organisatietijd feitelijk over één groep verdeeld.

Wanneer dezelfde workshopleider meerdere rondes achter elkaar verzorgt, worden die kosten over meerdere groepen verdeeld.

Daarom kan bijvoorbeeld:

3 workshops door 1 workshopleider

financieel aantrekkelijker zijn dan:

3 workshops door 3 verschillende workshopleiders.

Dat klinkt logisch, maar bij het samenstellen van een groot programma wordt dit verschil soms onderschat.

Hoe lang duren de workshops?

Ook de workshopduur heeft invloed op de prijs.

Een programma met korte kennismakingsworkshops wordt anders opgebouwd dan een programma waarin studenten uitgebreid aan een eindresultaat werken.

Rondes van bijvoorbeeld 60 minuten bieden ruimte om meerdere activiteiten op één dag te volgen.

Bij 90 minuten is er meer tijd om een discipline verder te ontdekken.

Langere workshops geven meer verdieping, maar betekenen ook dat een workshopleider op dezelfde dag minder verschillende groepen kan begeleiden.

De goedkoopste workshopduur is daarom niet automatisch de beste keuze.

Het gaat om de verhouding tussen tijd, inhoud en programmaopzet.

Zijn er materiaalkosten?

Bij sommige workshops zijn nauwelijks verbruiksmaterialen nodig.

Bij andere workshops juist wel.

Denk bijvoorbeeld aan beeldende workshops waarbij iedere student materiaal gebruikt of een eigen werk maakt.

Die materiaalkosten komen boven op de kosten voor de workshopleider.

Daarom kan een Graffiti Workshop een andere prijsopbouw hebben dan bijvoorbeeld Rap, Beatbox of Theatersport.

Wanneer veel studenten deelnemen, kunnen materiaalkosten een belangrijk deel van het totale budget vormen.

Reiskosten

Onze workshopleiders werken op locaties door heel Nederland en België.

Daardoor kunnen reiskosten onderdeel zijn van de offerte.

Bij een programma met meerdere workshopleiders spelen die kosten vanzelfsprekend een grotere rol dan wanneer één workshopleider meerdere workshops achter elkaar verzorgt.

Ook daarom proberen we bij grotere programma's niet alleen naar de workshops zelf te kijken, maar naar een efficiënte totale planning.

Workshopcarrousel of keuzeprogramma?

Ook deze keuze kan invloed hebben op de kosten.

Bij een workshopcarrousel worden studenten verdeeld over vaste groepen en wisselen ze gedurende de dag van activiteit.

Bijvoorbeeld:

ronde 1 → workshop A

ronde 2 → workshop B

ronde 3 → workshop C

Een keuzeprogramma werkt anders.

Studenten schrijven zich vooraf in voor workshops en volgen activiteiten op basis van hun voorkeur.

Beide vormen zijn mogelijk.

Een carrousel is organisatorisch vaak gemakkelijker strak in te delen, terwijl een keuzeprogramma meer ruimte geeft aan persoonlijke interesse.

Op Workshopdag MBO leggen we beide programmaopzetten uitgebreider uit.

Veel verschillende workshops of minder disciplines?

Een groot aanbod klinkt aantrekkelijk.

Bijvoorbeeld twintig verschillende workshops voor twintig groepen.

Maar twintig verschillende workshops kunnen ook betekenen:

meer verschillende workshopleiders – meer reisbewegingen – meer materiaalsoorten – meer organisatorische afstemming.

Soms is het daarom slimmer om bijvoorbeeld zes of acht verschillende disciplines te kiezen en workshopleiders meerdere rondes te laten verzorgen.

Studenten krijgen nog steeds een gevarieerd programma, terwijl de organisatie efficiënter wordt.

Welke workshops zijn duurder?

Er bestaat niet één categorie die altijd het duurst is.

De prijs hangt onder andere af van:

workshopduur – benodigde materialen – apparatuur – aantal deelnemers – reisafstand – aantal rondes.

Een workshop waarbij veel verbruiksmateriaal nodig is kan per student duurder uitvallen.

Een activiteit zonder materiaalkosten kan juist relatief voordelig zijn.

Maar ook daar geldt:

een workshopleider die slechts één korte workshop verzorgt kan per student uiteindelijk duurder zijn dan een workshop met materiaal waarbij dezelfde workshopleider meerdere rondes geeft.

Kijk daarom naar de totale programmaopzet, niet alleen naar de prijs van één losse workshop.

Wat is de goedkoopste workshop?

Die vraag krijgen we natuurlijk ook.

Maar de goedkoopste losse workshop hoeft niet automatisch het goedkoopste totale programma op te leveren.

Stel dat een goedkope workshop alleen door een workshopleider van ver weg kan worden verzorgd, terwijl een iets duurdere activiteit efficiënt meerdere rondes kan draaien.

Dan kan de tweede optie onderaan de streep aantrekkelijker zijn.

Daarom vergelijken we liever programma's dan alleen losse workshopprijzen.

Hoe houd je een workshopdag betaalbaar?

Een aantal keuzes heeft relatief veel invloed op het budget:

Laat workshopleiders meerdere rondes verzorgen.

Beperk onnodig veel verschillende disciplines.

Maak groepen niet kleiner dan noodzakelijk.

Kies workshopduren die logisch in het dagprogramma passen.

Houd rekening met materiaalkosten.

Gebruik beschikbare ruimtes efficiënt.

Plan voldoende studenten per ronde.

Een goedkoper programma hoeft dus niet te betekenen dat studenten minder kwaliteit krijgen.

Een slimmere planning kan juist veel verschil maken.

Wat kost een workshopdag voor 50 studenten?

Bij 50 studenten kan bijvoorbeeld met twee groepen van ongeveer 25 studenten worden gewerkt.

Afhankelijk van het programma kunnen twee workshopleiders tegelijkertijd starten.

Maar studenten kunnen ook meerdere rondes volgen waarbij dezelfde workshopleiders verschillende groepen begeleiden.

De uiteindelijke prijs hangt daarom af van de gekozen workshops, workshopduur, materialen en locatie.

Wat kost een workshopdag voor 100 studenten?

Bij 100 studenten kunnen bijvoorbeeld vier groepen van ongeveer 25 studenten worden gemaakt.

Vier workshopleiders kunnen dan tegelijkertijd starten.

Wanneer iedere workshopleider daarna meerdere rondes verzorgt, kunnen studenten gedurende de dag verschillende workshops volgen zonder dat voor iedere workshopronde een nieuwe workshopleider nodig is.

Dat maakt het verschil tussen aantal workshops en aantal benodigde workshopleiders belangrijk.

Wat kost een workshopdag voor 500 studenten?

Bij 500 studenten wordt vooral de logistiek belangrijk.

Er zijn veel groepen, lokalen en parallelle activiteiten nodig.

Maar ook bij zulke aantallen geldt dat niet voor iedere groep gedurende de hele dag een unieke workshopleider nodig hoeft te zijn.

Met een goede carrousel kunnen workshopleiders meerdere groepen begeleiden.

Bij grote programma's kijken we daarom eerst naar:

aantal studenten per ronde – beschikbare ruimtes – aantal rondes – workshopduur – gewenste variatie.

Pas daarna kan een realistische prijs worden berekend.

Wat kost een cultuurdag op het MBO?

Bij een Cultuurdag MBO gelden grotendeels dezelfde kostenfactoren.

Het verschil zit vooral in het type programma.

Bij een cultuurdag ligt de nadruk op culturele en creatieve disciplines.

Daardoor kunnen materiaalkosten bijvoorbeeld een grotere rol spelen wanneer veel beeldende workshops worden gekozen.

Daar staat tegenover dat muziek-, taal- en theaterworkshops vaak weer een andere kostenstructuur hebben.

Wat kost een themadag?

Ook bij een Themadag MBO wordt de prijs uiteindelijk bepaald door de praktische invulling.

Het onderwerp AI, burgerschap of talentontwikkeling heeft op zichzelf geen vaste prijs.

Het gaat om de workshops waarmee het thema wordt ingevuld, hoeveel studenten deelnemen en hoe het programma wordt georganiseerd.

Op MBO Workshops per Thema vind je verschillende inhoudelijke mogelijkheden.

Verschilt de prijs per MBO-opleiding?

Niet rechtstreeks.

Een workshop voor studenten Zorg & Welzijn heeft niet automatisch een ander tarief dan dezelfde workshop voor studenten ICT.

De opleiding kan wel invloed hebben op de keuze van activiteiten en daarmee indirect op de totale kosten.

Op Workshops MBO per Opleiding vind je voorbeelden van workshops voor verschillende opleidingsrichtingen.

CJP Cultuurkaart gebruiken voor een workshopdag

Voor daarvoor geschikte culturele activiteiten kan het beschikbare CJP Cultuurkaartbudget worden gebruikt.

4XM Workshops is CJP Cultuurkaart-acceptant.

Dat kan interessant zijn wanneer een workshopdag geheel of gedeeltelijk bestaat uit culturele workshops.

Op CJP Cultuurkaart MBO leggen we uitgebreider uit hoe het budget binnen het MBO werkt.

Wat hebben we nodig om een prijs te berekenen?

Voor een goede berekening hebben we in ieder geval graag:

datum

plaats

aantal studenten

beschikbare tijden

aantal beschikbare ruimtes

gewenste workshopduur

eventuele voorkeuren voor workshops of thema's

of studenten één of meerdere workshops moeten volgen

Daarmee kunnen we veel gerichter kijken hoeveel workshopleiders daadwerkelijk nodig zijn.

Een aanvraag met alleen:

“Wat kost een workshopdag voor 200 studenten?”

is dus eigenlijk nog niet voldoende om een betrouwbare prijs te noemen.

Eerst budget bepalen of eerst programma maken?

Beide kan.

Wanneer er een vastgesteld budget is, is het juist handig om dat vooraf te weten.

Dan kunnen we kijken welke programmaopzet daarbinnen realistisch is.

Dat voorkomt dat eerst een programma met veel verschillende workshopleiders en materiaalintensieve workshops wordt samengesteld dat later volledig moet worden aangepast.

Een budget hoeft dus niet pas aan het einde van het gesprek ter sprake te komen.

Het kan juist helpen om vanaf het begin een haalbaar programma te ontwerpen.

Wat hebben wij in de praktijk geleerd?

Bij grotere workshopdagen zit de grootste besparing lang niet altijd in het kiezen van de goedkoopste workshop.

De planning kan veel meer verschil maken.

Een workshopleider die meerdere groepen achter elkaar begeleidt.

Logische groepsgroottes.

Niet onnodig veel verschillende disciplines.

Zo weinig mogelijk lege uren.

En een programma waarin lokalen en wisselmomenten praktisch zijn ingedeeld.

Dat kan financieel veel interessanter zijn dan overal kleine bedragen van losse workshops proberen af te halen.

Niet alleen kijken naar wat één workshop kost. Kijk naar wat het hele programma nodig heeft.

Veelgestelde vragen over de kosten van een workshopdag

Kunnen jullie vooraf een vaste prijs geven?

Ja, wanneer we voldoende informatie hebben over het aantal studenten, de tijden, locatie en gewenste programmaopzet kunnen we een offerte maken.

Is een workshopdag goedkoper wanneer dezelfde workshopleider meerdere rondes geeft?

Dat kan zeker financieel aantrekkelijker zijn, omdat reis- en organisatietijd dan over meerdere workshops en studenten worden verdeeld.

Zijn materialen bij de prijs inbegrepen?

Dat verschilt per workshop. Sommige activiteiten hebben aparte materiaalkosten en andere niet. Dit wordt in de offerte duidelijk aangegeven.

Zijn er reiskosten?

Reiskosten kunnen onderdeel zijn van de offerte en zijn afhankelijk van de workshopleiders die voor het programma worden ingezet.

Kunnen we vooraf ons maximale budget doorgeven?

Ja. Dat is zelfs nuttige informatie. We kunnen dan kijken welke programmaopzet binnen dat budget realistisch is.

Kunnen we CJP Cultuurkaartbudget gebruiken?

Voor daarvoor geschikte culturele activiteiten kan het beschikbare budget worden ingezet. Meer informatie staat op CJP Cultuurkaart MBO.

Waar kan ik de verschillende workshops bekijken?

Bekijk het volledige workshopaanbod of begin bij Creatieve Workshops MBO voor een selectie gericht op MBO-studenten.

Een prijs voor jullie workshopdag berekenen?

Stuur ons het aantal studenten, de datum, plaats, beschikbare tijden en eventueel het beschikbare budget.

Dan kijken we hoeveel groepen, rondes en workshopleiders logisch zijn en welke workshops binnen het programma passen.

Geen fictieve vanafprijs voor een programma dat niet bestaat, maar een berekening op basis van jullie dag.